HIỆP HỘI SẢN XUẤT NỘI THẤT QUẢNG NINH

CƠ CẤU TỔ CHỨC

I: Cơ cấu tổ chức của Hội LK xưởng NTQN

1. Đại Hội

2. Ban Chấp hành

3. Chủ tịch, các phó Chủ tịch

4. Ban Đối nội

5. Ban Đối ngoại

6. Ban Truyền thông và Sự kiện

7. Ban Phát triển kinh doanh

8. Ban Tài chính

9. Thư ký

II: Đại Hội

Đại Hội là cơ quan cao nhất của Hội LK xưởng NTQN. Đại biểu Hội LK xưởng NTQN là các Thành viên chính thức.

III: Đại Hội thường kỳ và đại Hội bất thường

Đại Hội thường kỳ do Chủ tịch triệu tập 2 năm một lần có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1. Thông qua báo cáo tổng kết nhiệm kỳ.

2. Quyết định phương hướng, nhiệm vụ, chương trình hoạt động của Hội LK xưởng NTQN nhiệm kỳ tới.

3. Thông qua sửa đổi hoặc bổ sung Điều lệ Hội LK xưởng NTQN.

4. Bầu ra Ban Chấp hành Hội LK xưởng NTQN.

5. Thảo luận và quyết định các vấn đề quan trọng khác của Hội LK xưởng NTQN.

Đại Hội bất thường được triệu tập bất kỳ thời gian nào khi ít nhất có 2/3 (hai phần ba) tổng số Thành viên chính thức đề nghị.

Nghị quyết Đại Hội được thông qua theo đa số đại biểu có mặt.

IV: Ban Chấp hành

– Ban Chấp hành là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội LK xưởng NTQN giữa hai kỳ Đại Hội. Ban Chấp hành do Đại Hội bầu ra; số lượng, cơ cấu do Đại Hội quyết định. Nhiệm kỳ Ban chấp hành theo nhiệm kỳ Đại Hội.

– Ban Chấp hành họp thường kỳ 01 tháng/lần; có thể họp chuyên đề hoặc họp bất thường theo đề nghị của Chủ tịch hoặc quá bán (1/2) tổng số Thành viên Ban chấp hành. Quyết định của Ban chấp hành có giá trị theo đa số quá bán (1/2) số ủy viên có mặt. Trong từng trường hợp biểu quyết số phiếu bằng nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về bên có số phiếu của Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN.

– Ban Chấp hành là cơ quan chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động hàng ngày của Hội LK xưởng NTQN nhằm mang lại các hiệu quả kinh doanh cho các Thành viên. Ban Chấp hành hoạt động theo chế độ tập thể. Khi cần ra quyết định về một vấn đề trong phạm vi thẩm quyền, Chủ tịch hoặc phó chủ tịch tổ chức thông qua ý kiến của các Thành viên. Quyết định của Ban chấp hành được thông qua khi có trên ½ tổng số Thành viên tán thành. Nếu số Thành viên tán thành và phản đối bằng nhau thì Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN là người quyết định.

– Ban Chấp hành tổ chức bầu chọn Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN, các phó Chủ tịch và Trưởng, phó các Ban chức năng.

– Thành viên Ban Chấp hành phải là Thành viên chính thức của Hội LK xưởng NTQN (trừ trường hợp đặc biệt), có năng lực phù hợp với các vị trí trong Ban Chấp hành, có phẩm chất đạo đức tốt, sẵn sàng và cam kết tham gia các hoạt động hỗ trợ cộng đồng.

– Tổ chức chỉ đạo thực hiện Điều lệ và Nghị quyết của Đại Hội.

– Quyết định các chương trình, kế hoạch công tác và ngân sách hoạt động hàng năm của Hội LK xưởng NTQN.

– Thông qua quy chế hoạt động của các Ban chuyên môn, quy định thể thức kết nạp thành viên; quy định mức phí gia nhập Hội LK xưởng NTQN và phương thức thu phí.

– Thay đổi, bổ sung thành viên Ban Chấp hành giữa hai kỳ đại Hội. Quy định các hình thức khen thưởng và kỷ luật theo quy định chung.

– Chuẩn bị các nội dung Đại Hội và triệu tập Đại Hội theo quy định của Điều lệ.

– Quyết định thành lập các đơn vị trực thuộc.

V: Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN

Chủ tịch là người đại diện cho Hội LK xưởng NTQN và Ban Chấp hành, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Hội LK xưởng NTQN.

* Vai trò:

– Là người đại diện cho Hội LK xưởng NTQN trong việc đối nội, đối ngoại, nhân danh Hội LK xưởng NTQN giao dịch với các tổ chức, cá nhân có liên quan trong hoạt động của Hội LK xưởng NTQN.

* Nhiệm vụ:

– Xây dựng chiến lược hoạt động của Hội LK xưởng NTQN trong từng thời kỳ phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu và triết lý tổ chức hoạt động của Hội LK xưởng NTQN.

– Đại diện chính thức cho Hội LK xưởng NTQN trong việc gặp gỡ, giao dịch, ký kết các thoả thuận hợp tác với các tổ chức, cá nhân phù hợp với chiến lược và mục tiêu hoạt động của Hội LK xưởng NTQN sau khi Ban Chấp hành đã thông qua.

– Trợ giúp Ban Chấp hành trong việc kết nối với các tổ chức, cá nhân nhằm phát triển Thành viên, phát triển kinh doanh cho các Thành viên.

– Điều hành các buổi họp định kỳ của Ban Chấp hành theo đúng kịch bản và thời gian quy định.

– Chủ tịch có thể ủy quyền cho phó Chủ tịch điều hành cuộc họp trong trường hợp Chủ tịch vắng mặt.

Điều 15: Phó Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN

* Vai trò:

Là người trợ giúp cho Chủ tịch điều hành các hoạt động hàng ngày của Hội LK xưởng NTQN, trợ giúp Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN trong các hoạt động đối nội, đối ngoại; chủ trì điều phối các Trưởng Ban chức năng phụ trách thực hiện các công việc của Hội LK xưởng NTQN.

* Nhiệm vụ:

– Tham mưu cho Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN xây dựng chiến lược tổ chức hoạt động của Hội LK xưởng NTQN bao gồm xác định các tầm nhìn, mục tiêu chiến lược bao gồm chiến lược phát triển kinh doanh, chiến lược Thành viên…

– Điều phối các Thành viên trong Ban Chấp hành lập kế hoạch tổ chức thực hiện các công việc của Hội LK xưởng NTQN.

– Đề cử các ứng viên phù hợp tham gia Ban Chấp hành để trình Đại Hội thông qua.

– Chủ trì tổ chức xây dựng dự thảo cơ cấu tổ chức điều hành Hội LK xưởng NTQN, chức năng nhiệm vụ các Ban, mô tả công việc các vị trí quản lý để Ban Chấp hành thông qua.

– Đôn đốc các Thành viên Ban Chấp hành thực hiện các công việc theo phạm vi chức năng được giao. Giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động của các Ban định kỳ báo cáo Chủ tịch Hội LK xưởng NTQN theo quy định hoặc theo yêu cầu.

– Trợ giúp các trưởng Ban khác trong việc xây dựng các quy trình tác nghiệp của các Ban.

– Điều hành các buổi họp định kỳ hàng tháng của Hội LK xưởng NTQN theo đúng kịch bản và thời gian quy định khi Chủ tịch vắng mặt.

VI: Các trưởng Ban chức năng

* Vai trò:

Là người điều hành các Ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ được quy định nhằm mang lại hiệu quả chung cho Hội LK xưởng NTQN; chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của Ban do mình phụ trách.

* Nhiệm vụ:

– Tuyển chọn, đào tạo các Thành viên trong ban.

– Phân công công việc, đôn đốc, giám sát các Thành viên trong Ban thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của Ban và các Thành viên trong Ban theo quy định hoặc theo yêu cầu; lập báo cáo gửi phó Chủ tịch phụ trách.

– Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các công việc của Ban.

– Tổ chức cuộc họp định kỳ của Ban theo đúng quy định và kịch bản. Lập báo cáo theo đúng biểu mẫu gửi phó Chủ tịch phụ trách Ban.

VII: Ban Đối nội

– Tham mưu Ban Chấp hành chiến lược phát triển Thành viên.

– Chủ trì lập và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển Thành viên.

– Chủ trì xây dựng tiêu chuẩn Thành viên, các quy định đối với Thành viên phù hợp từng giai đoạn phát triển của Hội LK xưởng NTQN.

– Tổ chức thẩm định Thành viên; tổ chức kết nạp theo đúng quy trình.

– Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của các Thành viên trong các vấn đề giao dịch, kinh doanh với các Thành viên khác theo đúng quy trình xử lý khiếu nại.

– Theo dõi, cập nhật, lập báo cáo kết kết quả hoạt động của Thành viên; nhắc nhở, cảnh báo các Thành viên hoạt động thiếu tích cực, các Thành viên vi phạm các quy định của Hội LK xưởng NTQN.

– Giám sát kỷ luật hoạt động của các Thành viên;

– Tổ chức thực hiện công tác khen thưởng Thành viên tích cực theo quy định.

– Thực hiện chương trình định hướng Thành viên mới theo quy trình.

– Tham mưu cho Ban Chấp hành mô hình tổ chức hoạt động của Hội LK xưởng NTQN để tối ưu lợi ích cho các Thành viên.

– Có trách nhiệm đề xuất các giải pháp cải cách, đổi mới để hoạt động Hội LK xưởng NTQN ngày càng hiệu quả hơn cho các Thành viên tham gia.

• Hướng dẫn các Thành viên thực hiện kế hoạch tìm hiểu doanh nghiệp nhằm giúp nhau tìm kiếm khách hàng, đối tác.

• Hỗ trợ Thành viên tìm kiếm các đối tác kinh doanh để cùng khai thác các cơ Hội kinh doanh.

• Phối hợp với Ban đối ngoại tổ chức các hoạt động kết nối kinh doanh cho các Thành viên Hội LK xưởng NTQN.

– Theo dõi, tổng kết, báo cáo các giá trị mà các Thành viên trao cho nhau và giá trị có được qua sự giới thiệu từ các Thành viên trong Hội LK xưởng NTQN.

VIII: Ban Đối ngoại

– Là đầu mối liên kết giữa các bên liên quan với Hội (Các tổ chức cá nhân, nhà phân phối, nhà cung cấp các mặt hàng sản phẩm thuộc ngành Kiến trúc – Nội thất)

• Cập nhật các thông tin hoạt động, sự kiện của cộng đồng nội thất Quảng Ninh cũng như trên toàn quốc, Hội LK Kiến trúc – Nội thất khác để truyền thông đến các Thành viên Hội LK xưởng NTQN.

• Phối hợp với Ban Đối nội lập kế hoạch tổ chức các hoạt động kết nối kinh doanh theo chương trình đã được Ban Chấp hành thông qua.

• Thay mặt Hội LK xưởng NTQN tổ chức thăm viếng, chúc mừng các sự kiện của các tổ chức, cá nhân có mối quan hệ liên quan đến hoạt động của Hội LK xưởng NTQN.

• Tổ chức công tác lễ tân, đón tiếp khách mời trong các sự kiện do Hội LK xưởng NTQN tổ chức; chăm sóc khách mời trước, trong và sau sự kiện; giữ liên lạc với khách mời.

– Đầu mối lên nội dung, kế hoạch và công tác chuẩn bị cho các buổi đối ngoại ngoài Hội LK xưởng NTQN.

– Chủ động lên kế hoạch đi nghiên cứu, học tập kinh nghiệm, học tập mô hình, cách làm hay của các Hội LK xưởng NTQN ngoài địa bàn.

• Hướng dẫn các Thành viên thực hiện kế hoạch tìm hiểu doanh nghiệp nhằm giúp nhau tìm kiếm khách hàng, đối tác.

• Hỗ trợ Thành viên tìm kiếm các đối tác kinh doanh để cùng khai thác các cơ Hội kinh doanh.

IX: Ban Phát triển và Truyền thông – Sự kiện

– Chịu trách nhiệm chính trong việc chiêu mộ, phát triển thành viên Hội

• Quảng bá hình ảnh, thông tin hoạt động của Hội LK xưởng NTQN và các Thành viên Hội LK xưởng NTQN theo quy chế truyền thông.

– Tổ chức các chương trình kết nối, giao lưu trong và ngoài Hội LK xưởng NTQN.

– Lập kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức các sự kiện trong Hội LK xưởng NTQN và ngoài Hội LK xưởng NTQN.

– Kết hợp với các Ban để lên kế hoạch sự kiện.

X: Ban phát triển Kinh doanh

– Chịu trách nhiệm chính trong việc tìm hiểu các cơ hội và đưa ra ý tưởng phát triển kinh doanh cho Hội liên kết nói chung và cá nhân các thành viên nói riêng

– Phân tích mục tiêu kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên nhằm thấu hiểu điều mà các doanh nghiệp thành viên đang hướng đến để nhằm liên kết mục tiêu của các doanh nghiệp thành viên với mục tiêu chung của Hội

– Phân tích thị trường (sức mua của thị trường theo từng mùa, các thị trường mới, các thị trường thứ cấp, …), nhằm hiểu rõ về thị trường nói chung, các vấn đề biến động thị trường tác động đến kết quả kinh doanh của Hội, từ đó đưa ra những cảnh báo kịp thời, giúp các thành viên Hội có định hướng kinh doanh phù hợp

XI: Ban tài chính

– Quản lý các quỹ thu chi của Hội LK xưởng NTQN.

– Cùng với ban đối nội, đối ngoại và ban truyền thông sự kiện tổ chức các cuộc hội họp, liên hoan, vui chơi, giải trí, du lịch….

– Lập kế hoạch, báo cáo thu chi tài chính hàng quý, hàng năm và báo cáo trước Hội LK xưởng NTQN trong phiên họp tuần cuối cùng trong quý.

– Theo dõi sổ sách, lên báo cáo và phân chia lợi nhuận kinh doanh (nếu có)

XII: Ban thư ký

– Thực hiện công tác chuẩn bị cho các cuộc họp của Hội LK xưởng NTQN.

– Phối hợp Ban đối ngoại, Ban đối nội chuẩn bị các công việc phục vụ cho các trương trình kết nối giao lưu giữa Hội LK xưởng NTQN với các tổ chức, cá nhân.

– Thư ký các cuộc họp của Ban Chấp hành. Soạn thảo các biên bản, nghị quyết, kết luận cuộc họp, phân phối các tài liệu đến các Thành viên theo quy định của Ban Chấp hành.

– Xây dựng dự thảo các quy chế, quy định về tài chính để Ban Chấp hành Hội LK xưởng NTQN thông qua

– Tổ chức theo dõi các Thành viên Hội LK xưởng NTQN trong việc dự họp; phối hợp với các ban đôn đốc, nhắc nhở khi cần thiết.